De beste tijdregistratiesoftware van 2020

Als u hier bent, betekent dit dat u op zoek bent naar tijdregistratiesoftware die u zelf of met uw team zult gebruiken. Maar het kiezen van een of zelfs een paar om uit te proberen kan een verwarrende en ontmoedigende taak zijn met meer dan 100 apps die beschikbaar zijn.

Om u kostbare tijd te besparen hebben we diepgaand marktonderzoek en app-testen gedaan en hebben we een lijst met 11 tijdregistratiesoftware ontwikkeld die “la crème de la crème” zijn.

De tijdregistratietools die onze lijst hebben gemaakt, zijn:

  • Paymo - volledig functionele app voor werkbeheer met tijdregistratie en boekhoudfuncties waarmee u projecten van begin tot eind kunt beheren
  • Oogst - een tijdregistratie- en factureringstool om projectlevering en facturering te vergemakkelijken
  • TSheets - een oplossing in combinatie met gezichtsherkenning voor werknemers die buiten kantoor werken
  • Toggl - tijdregistratie, visuele rapporten en teaminzichten voor elke bedrijfsgrootte
  • Hubstaff– time tracker die uw activiteit bewaakt door willekeurige screenshots van uw bureaublad te maken
  • Tijdig - tool die tijd bijhoudt en tegelijkertijd schema's en automatische urenstaten creëert
  • TimeCamp - app voor tijdregistratie en facturering met een robuuste lijst met integraties
  • TrackingTime - een hulpmiddel voor het bijhouden van de tijd bij terugkerende taken en het plannen van herhalende gebeurtenissen
  • Time Doctor - automatische tijdregistratie, loonmodule en schermafbeeldingen op het bureaublad in één app
  • RescueTime - blokkeer afleidende websites en stel doelen om uw productiviteit te verbeteren door tijdregistratie
  • Workpuls - werknemer monitoring tool met automatische tijdregistratie mogelijkheden

Waarom is tijdregistratie belangrijk?

Als u nog niet overtuigd bent van het nut van tijdregistratie, bekijk dan de volgende voordelen:

  • Identificeer niet-essentiële taken: u hebt niet de nodige tijd om aan elke activiteit te besteden. Tijdregistratie kan u helpen onbelangrijke taken te vervangen door productieve taken. U kunt deze gegevens exporteren naar rapporten en urenstaten, zodat u ze kunt gebruiken voor uw volgende projecten om tijdverspilling te voorkomen. Dit is nog een reden waarom u tijdregistratie moet koppelen aan taakbeheer. Het is zelfs nog beter als deze twee functies deel uitmaken van dezelfde native app om rommel in de gegevens te voorkomen.
  • Tijdschattingen verbeteren: u kunt eerder bijgehouden tijdinvoer gebruiken als de belangrijkste indicator voor uw toekomstige projecten. Hiermee maakt u betere schattingen voor de volgende taken en stelt u nauwkeurigere deadlines in voor vergelijkbare projecten. Door hun evolutie in de tijd te volgen, kunt u erachter komen of een werknemer tijd heeft om een ​​taak te voltooien op basis van zijn eerdere activiteiten. Ook kunnen onderboekte werknemers de leiding nemen over het werk van anderen voor snellere resultaten als ze over de juiste vaardigheden beschikken.
  • Krijg een eerlijke betaling: als u een freelancer bent die per uur wordt betaald, helpen time trackers u om het bedrag te verdienen dat u verdient. Het kan schattingen en ongemakkelijke gesprekken met problematische klanten elimineren die niet willen meewerken of aarzelen om een ​​loontarief te kiezen. U hebt het bewijs dat uw werk veilig online is opgeslagen en van seconde tot seconde wordt gemeten met al uw tijdlogboeken.

In onze test hebben we alleen gekeken naar die apps die tijdregistratie als native functie hebben.

Als u al een app gebruikt om uw werk te beheren, maar deze geen tijdregistratiemodule heeft, kan een integratie met een tijdregistratie-app een oplossing zijn. We raden dit echter niet aan, omdat dit extra complexiteit kan veroorzaken of uw kosten kan verhogen.

Tijdregistratie werkt nog beter als je het combineert met andere functies. U hebt taakbeheer nodig om uw dagelijkse taken bij te houden en een functionaliteit om rapporten te maken op basis van uw werk om prestaties te meten en activiteiten in het verleden te volgen voor toekomstig gebruik. Andere handige functies, zoals automatische tijdregistratie, resourceplanning voor teams of boekhoudmogelijkheden helpen het algehele werkbeheer door uw tijd, budget en personeel in evenwicht te brengen. Bovendien hoef je niet langer te schakelen tussen apps, tools en technieken om je taken te voltooien.

Bekijk onze handleiding voor taakbeheer voor meer informatie over hoe u uw taken kunt prioriteren en organiseren met behulp van relevante tools en technieken.

Belangrijkste criteria voor het kiezen van tijdregistratietools

Hier zijn de zeven belangrijkste factoren waarmee we rekening hebben gehouden bij het bekijken van de tijdregistratiesoftware in deze handleiding:

  • Kernfuncties: De belangrijkste dingen die van invloed zouden moeten zijn op uw beslissing zijn de belangrijkste functies van de tool. Taakbeheer en rapporten zijn onmisbaar. Functionaliteiten zoals automatische tijdregistratie of facturering voegen waarde toe en kunnen het verschil maken tussen een geweldige app en een app die op dit moment het werk doet. Teams kunnen ook resourceplanning gebruiken in combinatie met tijdregistratie, maar deze functie is nutteloos voor individuen. Neem contact op met uw team voordat u een eindproduct kiest en ontdek wat hun eigen behoeften zijn naast de vereisten van uw project.
  • Onboarding-proces: we hebben elke stap van het onboarding-proces doorlopen om te zien hoe gemakkelijk het voor een gebruiker is om kennis te maken met een nieuwe tool. Enkele voordelen van het onboarding-proces zijn tutorials, handleidingen, klantenondersteuning, gratis bronnen of sjablonen en andere handige functies die u kunnen helpen sneller te starten. Waarom zou je je druk maken? Omdat je de tijdregistratie-app vanaf het allereerste begin volledig kunt benutten via een duidelijk en gedetailleerd instapproces.
  • Kosten: denk na over uw bestaande budget en waar u voor wilt betalen. Sommige tools brengen meer in rekening voor extra gebruikers, dus u moet tegelijkertijd rekening houden met het aantal actieve gebruikers van de app. Vergeet niet de extra kosten te tellen die u kunt tegenkomen tijdens het inwerken van nieuwe medewerkers of het overbrengen van bestaande projectgegevens, documentatie en teamplanningen naar het platform. Houd ook van tijd tot tijd speciale aanbiedingen in de gaten.
  • Ondersteuning: u moet misschien op een bepaald moment een beroep doen op klantenondersteuning, ongeacht hoe voorbereid uw team is op het gebied van technische vaardigheden. Ondersteuning voor het product moet gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat u snel hulp kunt krijgen. Bestudeer de beschikbare talen om miscommunicatieproblemen te voorkomen. Let echter op - de mate van aangeboden ondersteuning kan afhankelijk zijn van uw abonnementniveau. Voor sommige apps is praten met een accountmanager mogelijk alleen beschikbaar met premiumplannen, dus bedenk hoeveel geld u bereid bent te plegen.
  • Beoordelingen: hoewel elke tool voor elk bedrijf op verschillende manieren werkt, kunt u een kijkje nemen in wat bestaande gebruikers te zeggen hebben. Capterra en G2 zijn twee betrouwbare platforms voor gebruikersrecensies die gericht zijn op objectieve gebruikersfeedback. Deze beoordelingen dienen als een basisoriëntatie van aspecten die u moet analyseren en testen voordat u beslist of een tool geschikt is voor uw bedrijf.
  • Prijzen: sommige van de beste producten winnen prijzen. Dat is tenzij we te maken hebben met een nieuwe app die nog geen kans heeft gehad om er voor genomineerd te worden. De perspagina van elke tool belicht vaak de prijzen die ze in de loop der jaren hebben gekregen en de redenen om ze te ontvangen.
  • Extra functies: denk aan elke andere functie die u nodig heeft, van GPS-tracking en -integraties tot een goedkeuringssysteem voor urenstaten, een loonlijstfunctie of zelfs een strak of kleurrijk ontwerp om uw team betrokken te houden.

Tip: neem deze zeven factoren en rangschik ze volgens uw behoeften. Maak eerst een spreadsheet. Noteer vervolgens uw must-have-functies (geef 5 punten voor elke), leuke functies (2 punten voor elke) en de bonusfuncties (1 punt voor elke). Voeg het allemaal toe om je eigen beoordeling van de tools te maken en maak je eigen top om te testen voordat je er een kiest.

Paymo

Paymo is een software voor projectbeheer, werkbeheer en tijdregistratie waarmee managementprofessionals en freelancers projecten gedurende hun hele levenscyclus kunnen uitvoeren.

Het bedrijf bestaat al sinds 2008 en begon aanvankelijk als een app voor tijdregistratie en facturering. Geleidelijk aan, op basis van feedback van gebruikers, werd het een volledig functioneel projectmanagementplatform.

Met gebruikers uit meer dan 50 landen is Paymo een gevestigde app waar ongeveer 4.000 bedrijven en 40.000 freelancers (~ 70.000 gebruikers) op vertrouwen om hun tijd en projecten van start tot finish te helpen beheren. Het belangrijkste doel is om u te helpen al uw werk op één plek te houden en tegelijkertijd uw workflow te vereenvoudigen voor efficiënter taakbeheer.

Best voor:

Kleine en middelgrote bedrijven, bureaus, consultants, advocaten- en architectuurbedrijven en freelancers die meerdere klantprojecten afhandelen en hun tijd willen kunnen volgen, financiën kunnen controleren en middelen kunnen organiseren vanaf één plek.

Waarom we zeggen dat het geweldig is

Een moderne en intuïtieve software voor projectgebaseerde bedrijven die uw team helpt projecten te beheren gedurende hun hele levenscyclus. Plan en plan uw projecten, werk samen met uw team, deel bestanden, houd de tijd bij en zorg dat u binnen uw budget blijft.

Top 5 functies

1) Beschikbaarheid: u kunt precies bepalen hoe en vanaf welk apparaat u de tijd wilt bijhouden. Paymo is beschikbaar als een webtimer, desktop-app, mobiele app (werkt ook offline) en zelfs als een automatische time-tracker voor het bureaublad (PaymoPlus). Er is ook een Adobe-integratie voor creatieven die hun tijd binnen de Adobe-producten willen bijhouden, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende apps.

2) Bronplanning: bekijk de activiteiten van uw team om u te helpen de benodigde middelen te berekenen om een ​​project te leveren. Dit kan helpen wie waar en wanneer aan werken of de gebruikerscapaciteit controleren om burn-out van medewerkers te voorkomen. Beheer uw brontoewijzing gemakkelijk en geef uw personeel de juiste taken op basis van wat ze in het verleden hebben gedaan.

3) Tijdregistratiegebied: bekijk en beheer uw tijdinvoer op een dagelijkse / wekelijkse / maandelijkse / agendabasis, voeg bulktijd toe of importeer tijd rechtstreeks vanuit uw boekingen.

4) Tijdrapporten: maak tijdrapporten op basis van de bijgehouden tijd en krijg een gedetailleerd overzicht van hoe de tijd van u of uw team wordt besteed. Kies uit flexibele groepering, subgroepering in een rapportagehiërarchie, ondersteuning van projectstatus en neem project-ID's en taak-ID's op voor meer personalisatie.

5) Boekhouding: genereer facturen op basis van de hoeveelheid tijd besteed aan taken of projecten, volg uitgaven of maak schattingen voor klanten. U kunt ook helemaal opnieuw facturen maken en de integraties gebruiken met betalingsgateways zoals PayPal, PayPal's Payflow, Stripe, Authorize.net en Stripe.

Hoe gemakkelijk het is om te beginnen

Tijdens het instapproces kiest u het gewenste gebruik van de tool (projecten plannen, tijd bijhouden, taken beheren of factuur). Er zijn 9 verschillende projectsjablonen waaruit u kunt kiezen om aan het werk te gaan. Er is ook een gedetailleerde kennisbank om de meer geavanceerde functies te verkennen. Daarnaast is er een clientcommunityforum en een gedetailleerde kennisbank om meer geavanceerde functies te verkennen. Onze Customer Success Managers die u kunnen helpen bij het activeren van de account gedurende het hele onboardingproces, zullen ook contact met u opnemen.

pricing

Er zijn 3 tariefplannen waaruit u kunt kiezen op basis van de grootte van uw bedrijf en functies die u mogelijk nodig hebt:

  • Gratis (voor 1 gebruiker: freelancers en individuele gebruikers): eenvoudige takenlijsten voor uw taken, Kanban-boards om uw taken meer visueel te bekijken, Meta Kanban, Time Tracking om u gemotiveerd te houden, Desktop- en mobiele apps om tijd offline bij te houden , Adobe CC-extensie voor advertenties en rapportage. U krijgt ook 1 GB opslag, bestandsdeling, community-ondersteuning om eventuele problemen op te lossen, API, 3 facturen / account om een ​​idee te krijgen hoe gemakkelijk het is om uw gegevens te verbinden met de facturen die u naar uw klanten verzendt .
  • Klein kantoor ($ 11,95 / gebruiker / maand): u kunt de gratis planfuncties + facturen, schattingen en kosten, geavanceerd taakbeheer krijgen om grotere projecten en teams te beheren, projectsjablonen om te voorkomen dat u tijd verspilt met de basis, Dashboard om toezicht te houden op uw project- en teamactiviteit en 50 GB om uw bestanden op te slaan. U kunt ook geavanceerde rapportage gebruiken voor uw managers en een gedetailleerd overzicht geven van de status en resultaten van het project aan uw klanten, integratie met andere tools die u gebruikt.
  • Zakelijk ($ 18,95 / gebruiker / maand): u kunt de functies van het Small office-plan + resourceplanning krijgen voor controle over de activiteiten van uw team, Gantt-grafieken, Portfolio Gantt-diagram en Online Hulp op afstand om uw vragen snel te beantwoorden. Dit plan geeft je ook onbeperkte opslag, zodat je je nooit zorgen hoeft te maken over waar je je gegevens moet bewaren.

Er wordt 20% korting aangeboden voor jaarlijkse betalingen.

De app ondersteunt ook scholen, hogescholen en universiteiten over de hele wereld door het aanbieden van gratis abonnementen voor 1 jaar zonder enige functiebeperkingen. Paymo ondersteunt ook iedereen die goed wil doen voor de samenleving, omdat non-profitorganisaties in aanmerking komen voor 50% korting.

Vonnis

We zijn er trots op een 4.5 / 5 te hebben gescoord op Capterra en 4.5 / 5 op G2. De app heeft ook een reeks prijzen gewonnen, waaronder: Most Usable PM Software (G2's Project Management Usability Index | Zomer 2017), The Time Tracking Software met de Smoothest Implementation (G2 Summer 2017), The Best ROI PM Software (G2 Summer 2017) , De PM-software met de meest soepele implementatie (G2 zomer 2017) en de Great User Experience Award 2017 (FinancesOnline).

Paymo heeft het beste gratis abonnement voor particulieren en kan gemakkelijk in de top drie van software komen wat betreft tijdregistratiefuncties. De geavanceerde functies voor taakbeheer, resourceplanning en boekhoudmodules hebben u gedekt als u samen met uw team projecten van begin tot eind wilt beheren. Het meest opmerkelijke is dat u elke gewenste methode voor tijdregistratie kunt kiezen. Het platform zou nog beter kunnen zijn als het in de nabije toekomst functies als GPS-tracking, goedkeuring van urenstaten of een Payroll-systeem had.

Oogst

Grote bedrijven, kleinere bedrijven en freelancers kunnen allemaal Harvest gebruiken. Ze zijn in 2006 gelanceerd en willen de dingen op de oogst manier doen. Dit betekent onder andere eerlijk zijn, iets teruggeven, innoveren en luisteren naar de behoeften van klanten.

Harvest biedt tijdregistratie en facturering onder hetzelfde dak. Deze tool verbindt beide functies, zodat u kunt worden betaald op basis van de bijgehouden tijdinvoer zonder gegevens naar een ander systeem te exporteren.

Best voor:

Freelancers, kleine, middelgrote en grote teams die tijdregistratie willen integreren met hun favoriete tools.

Waarom ze zeggen dat het geweldig is

Tijdregistratiesoftware voor degenen die inzicht waarderen.

Top 5 functies

1) Tijdregistratie en kostenbeheer: houd de tijd bij voor specifieke klanten, projecten, taken en personeelsleden om controle te houden over alle activiteiten via een webtimer. Maak je geen zorgen, je krijgt e-mailherinneringen voor wanneer je het te lang aan laat staan ​​om dit probleem op te lossen. Als u echter bent vergeten om het te starten, voegt u tijd in bulk toe aan het weekblad. Bonus: maak een foto en voeg deze toe aan een uitgave met behulp van de mobiele app om een ​​bewijs van uw uitgaven te bieden.

2) Teamoverzicht: houd bij wie de tijd bijhoudt en wanneer ze aan een specifiek project werken, evenals wie overwerkt is om burn-outs te voorkomen. U kunt tijdinvoer bewerken en ze verdelen in factureerbare of niet-factureerbare uren voor meer gedetailleerde rapporten. U kunt ook het goedkeuringssysteem voor urenstaten gebruiken voor een verbeterd teamtoezicht.

3) Visuele rapporten: controleer tijdinvoer en vergelijk ze met het oorspronkelijke projectbudget om te zien of u op schema bent. De rapporten tonen ook het bedrag dat u moet factureren om winstgevend te zijn.

4) Factureringsmodule: factureer klanten op basis van bijgehouden tijd, verzend facturen via e-mail en krijg online betaald via Stripe of PayPal. Er is ook een native integratie met Xero en Quickbooks die handig is als u al een van deze apps gebruikt.

5) Planning: via hun zuster-app, Forecast, kun je van tevoren projecten boeken en de bijgehouden tijd in Harvest vergelijken met de geplande tijd in Forecast.

Hoe gemakkelijk het is om te beginnen

Na aanmelding ontvang je een welkomstmail om je eerste project te starten en te maken. Tegelijkertijd krijgt u ook toegang tot gratis urenstaat- en factureringssjablonen, educatieve bronnen voor tijdregistratie, webinars (gepland en vastgelegd) en tot een kennisbank met zelfstudies en stapsgewijze handleidingen.

pricing

Er zijn 2 plannen waaruit u kunt kiezen nadat de gratis proefperiode is verlopen, elk met meer functies:

  • Gratis: het is voor 1 persoon, 2 projecten en u krijgt onbeperkte facturen en klanten. U kunt geen bedrijfslogo uploaden, bestanden bijvoegen bij facturen, integreren met QuickBooks Online of gegevens importeren. Wanneer u zich aanmeldt, ontvangt u eerst de volledige gratis proefversie van 30 dagen. Nadat dit is verlopen, kunt u het gratis abonnement gebruiken, tenzij u een upgrade uitvoert.
  • Pro: $ 12 / persoon / maand of $ 10,8 / persoon / maand (10% korting voor jaarlijkse betalingen): 2+ mensen, onbeperkte projecten, onbeperkte klanten, onbeperkte facturering, tijdschema goedkeuringssysteem om managers ook een overzicht te geven van de activiteiten van hun team .

U moet apart betalen voor de planningsfunctie, Harvest Forecast. ($ 5 / maand, onbeperkt aantal gebruikers en projecten)

Alle abonnementen omvatten tijd- en onkostenregistratie, krachtige rapportage, onbeperkte facturen en schattingen, projectbudgetwaarschuwingen, urenstaatgoedkeuring, integraties met meer dan 100 apps, apps voor iOS, Android & Mac, beveiliging op bankniveau en ondersteuning via telefoon en e-mail.

Beschikbaarheid: web, iOS, Android, Mac en als een plug-in voor Chrome en Safari.

Vonnis

Het lijkt erop dat de meeste gebruikers een goede mening hebben over Harvest omdat de tool een 4,5 van de 5 (Capterra) en 4,3 van de 5 (G2) kreeg.

Als we de beste tools voor tijdregistratie en boekhouding zouden selecteren, zou Harvest onze top drie halen. Waarom? Omdat het een geweldig voorbeeld is van een tool die tijdregistratie combineert met boekhoudfuncties om projectlevering en facturering te vergemakkelijken. Bovendien maken hun integraties met Xero en QuickBooks het handiger voor gebruikers die deze tools al gebruiken voor boekhouding of boekhouding.

We kijken uit naar de mogelijke introductie van een terugkerende factureringsmodule om het volledige betalings- en factureringsproces bij terugkerende klanten gemakkelijker te maken. De tracker toont alleen uw tijden nadat elke minuut is verstreken. Beginners die zich gemotiveerd voelen als ze hun seconden snel zien voorbijgaan, zouden een nauwkeurigere timer waarderen die elke seconde van je werk bijhoudt.

U kunt deze tool zelf proberen met een gratis proefperiode van 30 dagen en deze samen met zijn 100+ integraties testen of gebruik maken van zijn eigen API om uw eigen API te configureren.

Lees de volledige lijst op onze blog